一、目的
為了規(guī)范公司文印管理，規(guī)范操作和延長辦公設(shè)備的使用壽命，以便有效控制辦公成本，提高文印質(zhì)量和工作效率，推進(jìn)文印工作標(biāo)準(zhǔn)化、集約化建設(shè)，特制定本管理辦法。
二、定義
本辦法所指文印管理包括：文件的收發(fā)、傳遞、處理、制作、打?。◤?fù)印）及傳真等管理。
三、歸口管理
公司文印工作實行統(tǒng)一歸口管理，辦公室是文印控制、管理部門，辦公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收、發(fā)文管理。
四、文印工作原則
1、準(zhǔn)確。文件、文字材料的內(nèi)容要做到仔細(xì)核對，準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的文字材料格式進(jìn)行排版。上報的正式文件、材料，由辦公室統(tǒng)一審核把關(guān)。
2、及時。文件印制必須快捷，緊急文件立即印制，有時限要求的文件要按規(guī)定從快印制。
3、節(jié)約。文印工作要堅持勤儉節(jié)約的原則，充分考慮印制方式、數(shù)量、時效、費用等因素，能在OA上傳遞的不要打印分發(fā)；能雙面印制的不要單面打印，盡可能將紙張背面二次利用，初稿、校對稿的打印原則上利用作廢紙張的背面；能訂裝的不要膠裝；無特殊要求的不要彩色印刷。
五、文印控制范圍
公司各部門文件、文字材料的傳遞、打印、復(fù)印，公司辦公用稿紙、便簽、記錄本等的印刷，紙張類耗材的控制，打?。◤?fù)?。┘皞髡嬖O(shè)備的購置、督促各部門維護(hù)和保養(yǎng)等。
六、文印管理
1、打印、復(fù)印管理。各部室需打?。◤?fù)?。┑奈淖植牧显诒静块T打印機(jī)上打印。設(shè)備配置不齊的部門可以到辦公室進(jìn)行打?。◤?fù)?。?。若因工作需要必須進(jìn)行彩色打印的需向辦公室提出書面申請交與公司合作的廣告公司進(jìn)行打?。◤?fù)?。?nbsp; 
2、印刷管理。公司辦公用稿紙、便簽、記錄本等的印刷，由辦公室編制印刷計劃，報主管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
3、紙張類耗材管理。各部門領(lǐng)用紙張類耗材時，必須填寫物品領(lǐng)用申請單，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可領(lǐng)取。紙張類耗材的購置，由辦公室編制購置計劃，報主管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，各部門不得自行購置。
4、公司行政人員需努力鉆研業(yè)務(wù)，掌握各自辦公室所用設(shè)備的基本結(jié)構(gòu)和性能，定期邀約或自行對機(jī)器進(jìn)行清潔保養(yǎng)、維護(hù)修理，做到至少能排除一般常見性故障。
七、文印費用管理
印刷、紙張耗材類費用，由辦公室統(tǒng)一報銷。報銷憑證須附印刷、購置審批計劃，無印刷、購置審批計劃的，財務(wù)部不予報銷。
 八、發(fā)文管理
1、發(fā)文程序為：草擬、審核、批準(zhǔn)、校印、簽發(fā)、存檔。
2、公司文件分為公司級文件和部門級文件，公司級文件覆蓋部門均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，部門級文件是對本部門進(jìn)行管理的各類文件，只能由本部門執(zhí)行。
（1）下列事項列為公司級文件范疇：
     a、公司年度項目建設(shè)、經(jīng)營計劃，工作布置等；
     b、公司重要人事安排；
     c、規(guī)章制度的設(shè)立及變更；
     d、重要合作意向、合同的簽署、解除與變更；
     e、訴訟行為；
     f、對政府機(jī)構(gòu)、上級管理部門的工作報告、請示（主要指工業(yè)城管委會及下屬各單位）等；
     g、公司管理與經(jīng)營決策、計劃；
     h、重大財產(chǎn)投資、重大費用開支事項；
     i、重要***活動事項等；
     j、重大獎懲事項及其他上述未涉及的重要事項。
（2）上述事項以外且只能覆蓋本部門的文件屬部門級文件。
3、文件的草擬：根據(jù)工作需要，文件的草擬由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定的專人負(fù)責(zé)。
4、文件的審核
（1）公司級對內(nèi)文件涉及跨部門業(yè)務(wù)的，所跨部門負(fù)責(zé)人均需認(rèn)真審核并簽署。
（2）公司級文件需由分管副總審核。
（3）部門級管理文件需到辦公室備案，并由辦公室審核是否與公司級制度相沖突。
5、文件的審批
（1）公司級文件由總經(jīng)理授權(quán)批準(zhǔn)。
（2）部門級文件由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在本部門簽發(fā)。
6、文件的校印
（1）經(jīng)批準(zhǔn)的公司級文件可由辦公室協(xié)助印發(fā)，但須文件草擬人校正。
（2）打印文件應(yīng)采用公司標(biāo)準(zhǔn)文件格式。標(biāo)準(zhǔn)文件格式嚴(yán)格參考國家和省市有關(guān)規(guī)定。
 7、文件的簽發(fā)
（1）經(jīng)校正無誤后打印的標(biāo)準(zhǔn)文件由總經(jīng)理授權(quán)署名，然后蓋上公司行政章，作為發(fā)文的文件。
（2）署名蓋章后待發(fā)的文件復(fù)印一份留檔。
（3）發(fā)文時做好發(fā)文登記。公司級對內(nèi)發(fā)文須由辦公室登記并統(tǒng)一發(fā)文，公司級對外發(fā)文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在履行的上述程序后自行發(fā)文。
8、文件的存檔
做好存檔文件目錄，并按時間從近到遠(yuǎn)的順序及文號的順序存放并按規(guī)定編輯成冊，以便查詢。
 九、收文管理
1、收文程序為登記、分送、擬辦、承辦、催辦、辦復(fù)等。
2、外來所有文件、信函、傳真，由辦公室行政人員簽收登記后啟封。按接收部門和個人分發(fā)，私人文件不必登記，可直接送至收件人處，分送部門及個人文件如有差錯，應(yīng)及時退回。
3、公務(wù)文件、重要文件一律填貼文件處理箋，交辦公室主任提擬處理意見或直接呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
4、傳閱文件根據(jù)文件要求及密級，指定閱覽。相關(guān)人員閱覽后在閱覽欄簽名，交回辦公室行政人員收存，并按規(guī)定編輯成冊歸檔管理。
5、公司各類文件、相關(guān)承辦部門應(yīng)按擬辦意見或領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行承辦落實，同時辦公室要進(jìn)行催辦和回復(fù)。
十、附則
1、本辦法自發(fā)布之日起實施。
2、本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
3、如有與公司其他規(guī)定相抵觸的，以本辦法為準(zhǔn)。