一、目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用效率，明確各單位、各部門使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，合理安排各類會(huì)議及活動(dòng)，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定：

二、定義

會(huì)議室指的是1203—1205室的第一會(huì)議室（小會(huì)議室）和1209—1211的第二會(huì)議室（大會(huì)議室）。
會(huì)議室基本情況：

會(huì)議室名稱	樓層	位置	容納人數(shù)	設(shè)備情況	使用功能	其他
第一會(huì)議室	二樓	1203—1205	38人	良好、標(biāo)配	例會(huì)、培訓(xùn)、面試、接待、洽談、競(jìng)賽	人數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)配置，其他設(shè)備見附表
第二會(huì)議室	二樓	1209—1211	64人	良好、標(biāo)配	大型會(huì)議、視頻會(huì)議、小型活動(dòng)
第三會(huì)議室正在裝修

會(huì)議室用途：工業(yè)城各單位及本公司內(nèi)部公司各種會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型座談會(huì)、競(jìng)賽活動(dòng)、招投標(biāo)活動(dòng)等的場(chǎng)所，不做其它用途。

三、職責(zé)

1、公司辦公室全面負(fù)責(zé)會(huì)議室日常管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
（1）會(huì)議室使用接收、審核備案及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；
（2）會(huì)議室物品、設(shè)備配置管理、維護(hù)保養(yǎng)；
（3）會(huì)后會(huì)議室整理：衛(wèi)生、安全監(jiān)督檢查。
2、各單位、各部門使用會(huì)議室需向辦公室提出申請(qǐng)并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會(huì)議室。各部門使用會(huì)議室后必須清理會(huì)議室衛(wèi)生，恢復(fù)至備用狀態(tài)。
（1）會(huì)議的及時(shí)申請(qǐng)；
（2）會(huì)議前物品、設(shè)備完好情況檢查，會(huì)議中所有器材的保管與維護(hù)，會(huì)議后衛(wèi)生、安全的整理。

四、會(huì)議室使用規(guī)定

1、三個(gè)會(huì)議室均由辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；
2、各單位、公司各部門和個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需至少提前2個(gè)小時(shí)向辦公室提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，經(jīng)辦公室主管副總經(jīng)理準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室，必須經(jīng)辦公室同意。
3、使用原則：先申請(qǐng)，后使用。經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的單位、部門和個(gè)人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓優(yōu)先申請(qǐng)使用會(huì)議室的單位、部門和個(gè)人。沒有申請(qǐng)一律不準(zhǔn)使用。
4、按申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，同級(jí)單位之間經(jīng)相互協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但辦公室不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。
5、遇本公司緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的單位、部門和個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，本公司會(huì)議優(yōu)先使用。如本公司的上級(jí)單位有緊急會(huì)議，以上級(jí)單位優(yōu)先使用為原則。
6、各單位、部門和個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開始使用。超過(guò)30分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，辦公室有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。
7、各單位、部門及個(gè)人應(yīng)在預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知辦公室，如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門或個(gè)人必須離開該會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。
8、任何單位、部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備，不得隨意開關(guān)和調(diào)試電子設(shè)備、音響系統(tǒng)，如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照二倍采購(gòu)價(jià)賠償。
9、會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室。會(huì)議材料必須及時(shí)帶走，如有丟失責(zé)任自負(fù)。
10、會(huì)議室使用期間，使用單位、部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排，人員接待，會(huì)議記錄等會(huì)議需求，本公司以外的單位如需會(huì)議協(xié)助本公司按一定的費(fèi)用提供有償服務(wù)，公司內(nèi)各部門如需會(huì)議協(xié)助由各部門負(fù)責(zé)人自行協(xié)商。
11、會(huì)議室使用期間，使用單位、部門和個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；嚴(yán)禁在桌、椅、墻上刻畫涂寫；使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)、門窗、燈光等。
12、如各單位、部門和個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。會(huì)議終止必須及時(shí)通知辦公室人員，由辦公室進(jìn)行會(huì)后檢查及深度清潔。
13、非本公司的單位使用會(huì)議室收費(fèi)規(guī)定:
第一會(huì)議室使用費(fèi)100元/半天，第二會(huì)議室使用費(fèi)200元/半天；
其他物品、服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)如下：
投影設(shè)備（100元/次），音響系統(tǒng)（100元/次），空調(diào)照明（100元/次），茶水服務(wù)（100元/次），筆墨紙張（50元/次），展架條幅（50元/次）。

五 程序

1、申請(qǐng)流程
（1）各單位、部門或個(gè)人到辦公室查詢會(huì)議室的登記使用狀況；
（2）各單位、部門或個(gè)人向辦公室工作人員申請(qǐng)并提出使用會(huì)議室的要求；
（3）辦公室工作人員根據(jù)各單位、部門或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排，并記錄在《會(huì)議室使用登記表》；
（4）辦公室工作人員將《會(huì)議室使用登記表》掛放在會(huì)議室指定位置處；
（5）各單位、部門或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。
2、使用流程
（1）各單位、部門或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室；
（2）各單位、部門或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。
3、交還流程
（1）各單位、部門或個(gè)人使用完畢后，及時(shí)通知辦公室人員檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時(shí)要求會(huì)議使用者改正；
（2）如各單位、部門或個(gè)人拒絕改正，辦公室將出處罰通告，并有權(quán)拒絕再次使用申請(qǐng)。